A necessidade de isolamento frente à pandemia da Covid-19 fez do trabalho remoto um modelo vital para a continuidade de muitos negócios. E, assim, de uma semana para outra, trabalhar em casa tornou-se uma realidade para muitos profissionais.
E mesmo com a retomada progressiva das atividades presenciais, a tendência é que, de agora em diante, este seja o “novo normal”.
No entanto, dados do IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa) revelam que o maior desafio da quarentena é a insuficiência de equipamentos adequados para ao trabalho a distância. Para 36% dos entrevistados, faltam computadores e outros equipamentos, enquanto 22% acham mais difícil lidar com sistemas obsoletos.
Neste artigo, daremos dicas práticas sobre como uma organização pode se movimentar para buscar alternativas eficientes para o trabalho remoto.
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Inúmeras empresas que ainda levavam em banho-maria a possibilidade de estruturar uma política formal de home office foram, literalmente, atropeladas pela propagação mundial do coronavírus.
O isolamento social obrigou as organizações a reverem as suas estruturas. E, com isso, tornou-se imperativo buscar formas de oferecer, a toque de caixa, equipamentos e programas adequados ao trabalho remoto. No entanto, como constatou o estudo feito pelo IBGC, os primeiros meses de quarentena foram impactados pela falta de equipamentos adequados.
E mesmo com o retorno progressivo às funções presenciais, o modelo ainda permanecerá por um bom tempo, associado à atuação presencial em parte da semana.
Um estudo do Gartner, publicado em maio de 2020, destacou que 48% dos colaboradores deverão atuar remotamente, ao menos em parte da semana, depois da pandemia. É o que vem sendo chamado de modelo de trabalho híbrido.
A pesquisa Resetting normal: defining the new era of work, conduzida pelo Adecco Group em maio de 2020, revelou que ainda é preciso investir em planejamento e aprimoramento. Dos entrevistados, 69% consideram importante oferecer apoio e treinamento mais específicos para a transformação digital do trabalho, o que inclui ter equipamentos adequados para as atividades.
O ideal é ofertar dispositivos móveis, como um notebook, para que os colaboradores possam utilizá-lo em diferentes cômodos da casa. Em vez de comprá-los, o aluguel se apresenta como solução interessante por ser mais ágil e demandar menor investimento.
De acordo com o Gartner, em uma pesquisa divulgada em julho, o aluguel de soluções virtuais e equipamentos deve crescer 95,4% em 2020.
Uma vantagem da locação de máquinas é que o acesso a equipamentos de última geração é facilitado. E, eles, por sua vez, são normalmente equipados com softwares de trabalho em versões mais atualizadas.
Esse fator contribui significamente para a produtividade das equipes.
Além disso, o serviço de manutenção costuma estar incluso no pacote de contratação, bem como os antivírus e demais aplicações necessárias para garantir a segurança da informação.
Além dos computadores, a empresa precisa configurar também o acesso remoto como, por exemplo, a VPN – uma rede virtual privada. Com ela, o tráfego de informações fica mais seguro e os funcionários podem consultar o que precisam dentro do servidor da empresa.
De acordo com um estudo conduzido pela Harris Poll, 60% dos mil funcionários consultados desde o início de março afirmaram estar confiantes no fato de conseguirem executar seus trabalhos de forma eficiente. Porém, o sucesso depende de um fator: as empresas instituírem padrões obrigatórios de trabalho em casa.
Segundo o estudo, esses padrões estão ligados diretamente a três fatores: segurança, equipamentos físicos e soluções tecnológicas capazes de viabilizar o trabalho.
Embora o trabalho ocorra nas residências dos colaboradores, a legislação brasileira prevê a responsabilidade do empregador pelas condições oferecidas. Portanto, é essencial criar políticas, dar orientações sobre medidas de segurança e garantir a infraestrutura adequada.
Uma pesquisa realizada pela Avast em 2019 apurou que 58% dos entrevistados afirmaram que não recebem suporte tecnológico ou o conhecimento necessário quando precisam trabalhar em casa.
Por isso, em um cenário comum, é importante que a companhia disponha de um nível alto de maturidade tecnológica antes de adotar o home office.
Em uma situação emergencial, organizar uma equipe de suporte com profissionais 100% dedicados aos atendimentos é imprescindível. A empresa deve, ainda, estabelecer um meio de contato e comunicar aos colaboradores o procedimento que será adotado.
8% dos colaboradores que estão em home office devido ao isolamento já puderam testemunhar um aumento na produtividade, segundo pesquisa conduzida pela Ticket com 7 mil usuários no Brasil. E, para eles, a conectividade tem um papel decisivo. Isso porque a conexão à internet tem sido a grande responsável por permitir que as equipes estejam sempre em contato.
É possível, por exemplo, tirar dúvidas em questão de minutos por meio de plataformas específicas, como Microsoft Teams, Google Hangouts e Skype. As reuniões feitas por videoconferência também viabilizam as trocas.
Além disso, um ambiente em nuvem garante que arquivos e projetos em andamento sejam compartilhados com todos. Somam-se, ainda, a flexibilidade de horários e o conforto, segundo a pesquisa realizada pela Ticket.
Ainda de acordo com o levantamento, as ferramentas tecnológicas mais utilizadas pelos consultados durante esse período de quarentena têm sido:
Já nas primeiras semanas do período de isolamento social, um estudo conduzido pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA) com 359 empresas que atuam no Brasil, indicou que adaptar as atividades presenciais à realidade virtual seria o maior desafio do home office. Esta foi a resposta de 61% dos entrevistados.
Em seguida, apareceram questões como gerenciamento das equipes (45%), infraestrutura tecnológica (43%), aplicação do trabalho remoto a todos os níveis da organização (40%) e a digitalização dos processos (20%).
A seguir, trazemos sugestões para endereçar cada uma das preocupações.
Com a retomadas das atividades presenciais, as companhias devem reorganizar o trabalho remoto estabelecido de modo emergencial. E com isso, precisarão reforçar sua infraestrutura para que seja capaz de suportar as atividades e o tráfego de dados no modelo de trabalho híbrido (com parte das equipes em home office e outra parte no escritório).
Nesse sentido, softwares, computadores e tablets com capacidade de processamento adequada são essenciais para suportar a produtividade. E a locação se destaca como uma boa solução por ser econômica, prática e eficiente.
Precisa de ajuda para modernizar seu parque tecnológico? A atualização e a manutenção dos equipamentos de sua empresa não precisam ser parte das suas preocupações.
